حرف هايتان را CD کنيد :
به شما اين فرصت داده شده که حرفهايتان را بزنيد. يک زمان مشخص براي گفتن هر آنچه در فکر و ذهن شما مي گذرد. فرصتي که شايد دوباره پيش نيايد و شما بايد تمام سعيتان را به کار بريد که حداکثر استفاده را از زمان بکنيد.
بهتر است قبلا حرفهايتان را آماده کنيد ؛ دسته بندي کنيد و به هر مبحث زمان متناسبي اختصاص دهيد. اول به اختصار بگوييد چه مي خواهيد بگوييد ؛ سپس آنرا بگوييد و در انتها نيز به طور خلاصه بگوييد چه گفته ايد.اگر در خلال ارائه بتوانيد تيترهاي مطالب ، خلاصه مبحث و احيانا شکلها و نمودارهاي مربوط به هر قسمت را نشان دهيد و روي موضوعات اصلي توضيحات شفاهي بدهيد ذهن شنونده آماده تر مي شود وتمرکز و توجه بيشتري به مطلب مي نمايد. به کمک نرم افزار Ms Power Point اسلايد هايي از گفتني هاي خود فراهم آوريد و به کمک يک ويديو پروژکتور برروي ديوار نشان دهيد.به همين دليل بايد بتوانيد مجموعه اسلايدهاي خود را که نمايش ناميده مي شود همراه خود ببريد.گزينه Package for CD در پاور پوينت اين امکان را به شما مي دهد تا بتوانيد نمايش خود را روي يک CD منتقل کنيد و روي کامپيوترهاي ديگر نمايش دهيد. به صورت پيشفرض Microsoft Office PowerPoint Viewer نيز روي CD منتقل مي شود به اين ترتيب نمايش شما حتي روي کامپيوترهايي هم که پاور پوينت ندارند نيز قابل ارائه است. اين امکان در نسخه هاي قبلي آفيس با عنوان Pack and Go قابل دسترسي است.
وقتي به کمک گزينه Package for CD نمايش خود را روي CDکپي مي کنيد تمامي لينکها و فايلهاي مرتبط نيز به صورت اتوماتيک همراه آن منتقل مي شوند. البته شما مي توانيد گزينه اي را تنظيم کنيد تا فايلهاي مرتبط روي CD کپي شوند. قبل از اينکه نمايش خود را به کسي تحويل دهيد يک بار ديگر آنرا مرور کنيد تا چيزي از قلم نيفتاده باشد و نکاتي که براي شخص خودتان در آن گنجانيده ايد و همچنين اطلاعاتي که بايد پنهان باشند را نيز چک کنيد تا اگر غير ضروري هستند آنها را حذف نماييد. ممکن است بخواهيد توضيحات (comments)را قبل از پکيج نمودن نمايش خود حذف کنيد. اگر مطمئن هستيد رايانه اي که روي آن قرار است نمايش خود را ارائه کنيد آفيس دارد يا آنکه قصد آرشيو نمودن نمايش خود را داريد مي توانيد از پکيج کردن Power Point Viewer صرفنظر کنيد. اگر از فونتهاي True Type استفاده مي کنيد مي توانيد از امکان Embedding fonts استفاده کنيد و به اين ترتيب مطمئن باشيد که کليه فونتهايتان در هر جا در دسترس خواهند بود. اين مساله بسياري مواقع مشکل آزار دهنده اي است.
شما يک نمايش را مي سازيد و روي رايانه شما همه چيز مرتب و فونتها هماني است که شما مي خواهيد ولي روزي که قرار است آنرا ارائه کنيد مي بينيد تمام فونتها به هم ريخته است و ديگر از آن ظاهر خوب و خوانا خبري نيست. اين مساله ناشي از موجود نبودن فونتهاي شما روي رايانه مقصد است.
Embedding fonts تضمين مي کند چنين مشکلي هرگز بروز نکند. به صورت پيش فرض CD ساخته شده توسط گزينه Package for CD به صورت اتوماتيک همه نمايشهاي روي آنرا اجرا مي کند و به اصطلاح Autorun است مگر اينکه شما نخواهيد. مي توانيد بگوييد تنها يک نمايش را اجرا نمايد و يا اينکه يک پنجره نشان دهد و از خود شما بپرسد کدام نمايش موجود را اجرا نمايد و يا اينکه اصلا کاري به کار اين حرفها نداشته باشد و بر عهده خود شما باشد که چه وقت و کدام نمايش را اجرا نماييد. شما مي توانيد محتويات يک CD را با يک کلمه رمز حفاظت کنيد تا فقط کساني که کلمه رمز را بلد هستند بتوانند آنرا باز کرده و ببينند. کلمه رمز براي يک نمايش از دو روش و در دو زمان مختلف قابل تنظيم است : يکي براي يک نمايش به تنهايي که پکيج نشده است و به کمک گزينه Options از منوي Tools و تعريف کلمه رمز روي برگه Security روش ديگر اختصاص کلمه رمز براي نمايش در حين پکيج کردن آن به کمک دکمه Options در جعبه محاوره Package for CD است.
اگر يکي از فايلهايي که پکيج مي کنيد قبلا داراي کلمه رمز بوده است پاور پوينت از شما مي پرسد که اين رمز را نگهدارد يا آنکه رمز جديد را جايگزين نمايد. اگر شما بگوييد جايگزين کند از اين پس کلمه رمز پکيج به جاي آن قابل استفاده خواهد بود درحالي که روي نسخه اصلي کلمه رمز اوليه معتبر است.
توجه کنيد که ميکروسافت در حالتي که کلمه رمز را به خاطر نداريد هيچ کمکي به شما نمي تواند بکند. پس در به خاطر سپردن و به خاطر آوردن کلمه رمز بکوشيد!اگر داراي درايو مخصوص نوشتن روي CD هستيد قادر خواهيد بود نمايش خود را از طريق گزينه Package for CD برروي CD منتقل کنيد. البته با اين گزينه مي توانيد نمايش خود و ساير ملحقات آن را روي يک فولدر يا ديسک فلاپي ذخيره کنيد.
